OA系統實施方案詳細介紹

為了利用先進的計算機信息技術,服務于公司的蓬勃發展,實現公司內部管理和日常辦公從傳統的手工模式向數字化、網絡化、現代化的方向轉變,zui大限度地提高辦公效率和辦公質量,降低管理成本,公司決定推行OA系統。 

 OA系統實施方案詳細介紹-小方三防

  為此,信息管理部對各部門進行了調研。調研對象分別為:研發中心張副總、營銷中心陳副總、管理中心李助理、生產中心賈副總、財務中心曾副總、人力中心錢副總、1#廠羅經理、一分廠方經理、廣州分公司、武漢分公司和北京分公司。接受調研的領導一致認為:OA系統可以提高公司的管理水平,節約公司的管理成本,應該盡快實施。并就0A系統的實施提出了許多好的建議。

根據本次調研的結果,信息管理部做出如下方案:

OA系統實施方案中的第一步:OA軟件選型

在調研階段,比產品調研更重要的是對本企業各部門重要工作流程和數據共享需求的調研。在網絡高度普及的今天,企業職員往往通過注冊會員、收發郵件、網絡論壇等都多少對信息系統有所了解,并且很有可能產生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA系統功能的一種zui基本的需求,仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達到了前期功能調研的目的,并且對之后的產品選型及試用也大有裨益。

在產品調研方面要"廣泛撒網,重點撈魚"。首先,要盡可能了解目前市面上的所有產品,其產品資料也是越多越好,zui好有演示盤,甚至試用版。這樣,收集的產品資料才能更直觀,也更方便我們了解其功能。其次,應帶有一定標準、問題去了解各產品,這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來,也就是你們想通過OA解決些什么問題,試用前心中要有一個標準,不一定要形成書面材料,但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色,數量不菲,只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品,以備詳細了解和比較,為下面的選型工作打好基礎。

在本次調研過程中,接觸了部分廠商,包括用偉峰OA、友軟件公司、華天軟件公司、金和軟件公司。上述公司都是做OA產品比較成功的廠商,可選擇其中一家做為合作伙伴,也可在后期的選型中選擇更多的廠商進行比較。zui后經過比較,為了能適應后面企業發展需求的變化,我們選擇了擴展性zui好的偉峰OA,這種能靈活擴展的OA就能滿足企業管理需求的就業化。

第二步:OA實施功能及實施時間:

由于OA系統的實施會改變公司各部門現有的管理模式,實施起來會比較困難,所以建議分兩期進行實施。

第一期:2010年3月啟動,2010年5月正式啟用。

實施功能包括:通知公告、文件公布、文件交換、信息發布、資料中心、個人辦公、電子郵件、OA辦公精靈等基本功能。

第二期:2010年5月啟動,2010年8月正式啟用。

實施功能包括:流程管理、辦公用品管理、事務管理、網上論壇等。

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三.參與部門:

為了保證項目的順利實施,各部門都必須積ji參與并配合OA系統的實施。

總裁辦公室將做為項目的推導和實施部門。

信息管理部將負責OA的各類技術問題處理及日常維護。

總裁辦公室、人力資源中心、內控管理部負責OA系統的各種流程設置及維護。

股份公司所有中心、直屬部門都必須參與0A系統的實施;各中心、直屬部門都必須指定本部門的OA專員具體負責。

2#廠、3#廠、4#文具、5#廠等分廠也要參與OA辦公系統的實施,各分廠可以有三到五個用戶,也必須指定具體的OA專員負責此事。

可選擇幾家銷售分公司一起實施,待系統運行穩定后,再推廣到其他分公司,每家分公司可以有三到五個用戶。海外分公司暫不考慮。

四.資金預算:

軟件:20-30萬(包括實施費用)

硬件:5-10萬(包括2-3臺服務器)

五、培訓

培訓有兩個方面。一是系統管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要,因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力,以保證系統正常運行。另外,培訓zui好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統。偉峰這方面的培訓都做得非常到位。

六、后期維護

日常運行維護中只要做到一點:用戶有問題時系統管理員要及時解決,解決不了的及時與開發商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中,逐步提高解決問題的能力,以保證OA系統的實施效果。

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